Utilisation des options de commande et de fin d'année 'Archive' de Quicken

  • Ashley Stafford
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L'archivage des données financières est une préférence personnelle et non une exigence (bien que la sauvegarde régulière le soit!). Certains utilisateurs de Quicken créent une copie archivée de leurs données à la fin de chaque année, mais vous pouvez décider d'archiver une partie du fichier de données au bout de quelques années..

La commande archive de Quicken crée une copie des transactions avant et incluant la date que vous spécifiez. Vous ne perdez aucune transaction puisque l'archivage dans ce logiciel ne ne pas séparer les transactions archivées du fichier de données d'origine. Avant de commencer, assurez-vous de travailler avec le fichier de données que vous souhaitez archiver. Si vous utilisez seulement un fichier de données, ce n'est pas un problème.

01 Fonctionnement de Quicken Archive et prise en main

Remarque: Si vous utilisez une version plus ancienne de Quicken, la fenêtre Copie de fin d’année qui apparaît sur cette page s’affiche. Les versions plus récentes affichent l'image à l'étape 2 de ce didacticiel..

Démarrer le processus d'archivage de fichier Quicken

Si vous utilisez une ancienne version de Quicken:

  1. Dans Quicken, cliquez sur Fichier en haut à gauche, puis sur Opérations sur les fichiers.
  2. Cliquez sur Copie de fin d'année
  3. Sélectionnez Archive et cliquez sur OK

Si vous utilisez une version plus récente de Quicken, vous verrez la fenêtre Créer une copie de fin d’année avec deux options:

  1. Sélectionnez cette option pour archiver vos données tout en conservant toutes les transactions dans votre fichier de données: Fichier de données actuel, sélectionnez Ne rien faire. Mon fichier de données actuel restera inchangé.
  2. Sélectionnez cette option avec une date pour supprimer les transactions les plus anciennes de votre fichier de données en même temps que vous archivez: je ne souhaite que les transactions de mon fichier de données actuel commençant à cette date. À l'avenir, vous pourrez accéder aux transactions qui ont été coupées de votre fichier de données en ouvrant le fichier archive..

02 Définir un nom de fichier et un emplacement pour le fichier archivé

Anciennes versions de Quicken: Quicken attribue un nom au fichier archive en mettant les deux derniers chiffres de l'année à la fin du nom du fichier..

Nouvelles versions: Quicken ajoute BKP au nom du fichier.

Vous pouvez modifier le nom et l’emplacement du fichier, quelle que soit l’année de votre version de Quicken..

Nommer un fichier d’archive Quicken:

  • Les noms de fichier de données commencent par une barre oblique et se terminent par .QDF. Entrez un nouveau nom de fichier directement entre la barre oblique et le fichier .QDF.
  • Ces caractères ne peuvent pas être utilisés dans les noms de fichiers: *? | ": \ / .
  • Tout comme la plupart des gens acceptent le nom de fichier par défaut de Quicken, la plupart acceptent également l'emplacement du fichier. Vous pouvez modifier l'emplacement en cliquant sur Parcourir en regard du nom du fichier, puis en naviguant dans la structure de fichiers de votre ordinateur jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer l'archive. Si vous souhaitez enregistrer l'archive sur un CD, une clé USB ou un autre support externe, choisissez la lettre de lecteur après avoir cliqué sur Parcourir. Pour enregistrer le fichier d'archive sur un service de sauvegarde en ligne, choisissez le dossier de fichiers et / ou la lettre de lecteur utilisée par votre service. Si vous ne pouvez pas comprendre cela, enregistrez simplement le fichier archive sur votre bureau, puis déplacez-le dans le dossier ou l'application du service de sauvegarde..
  • Les pièces jointes Quicken seront archivées uniquement s'il y a suffisamment d'espace disponible sur votre ordinateur..

03 Choisissez la date du fichier d’archive Quicken

Capture d'écran créée par Shelley Elmblad

Si vous possédez une version plus récente de Quicken et que vous avez sélectionné l'option "Ne rien faire" décrite à l'étape 1, suivez ces instructions. Si vous avez sélectionné l'autre option, passez à l'étape suivante..

Si vous utilisez une version antérieure de Quicken, suivez ces instructions:

  • Acceptez la date d'archivage de Quicken pour "archiver les données jusqu'à", ou modifiez-la pour archiver les transactions effectuées avant et à une date spécifiée..
  • Vous pouvez cliquer dans la case de date et taper une nouvelle date.
  • Ou, cliquez sur le symbole du calendrier à droite de la case de la date, puis utilisez les flèches situées de chaque côté du mois pour parcourir le calendrier en avant et en arrière. Lorsque vous arrivez au mois de votre choix, il suffit de cliquer sur le jour du mois pour entrer la date..

04 Sauvegarder le fichier archive

PeopleImages / Getty Images

Cliquez sur OK et le fichier d'archive sera sauvegardé. Lorsque Quicken a fini d'enregistrer le fichier, il vous sera demandé si vous souhaitez utiliser le fichier actuel ou le fichier archive. Vous voudrez probablement continuer à utiliser le fichier actuel, mais c'est une bonne idée de sélectionner le fichier d'archive de manière à pouvoir cliquer pour vérifier que vos données ont été sauvegardées conformément aux choix que vous avez effectués via la procédure d'archivage..

Si vous choisissez d'examiner le fichier d'archive, vous pouvez revenir à votre fichier de données d'origine en cliquant sur Fichier, puis en choisissant le fichier d'origine dans la liste au bas des choix qui apparaissent dans la fenêtre contextuelle..

Attention! Ne changez pas les archives!

Vous ne devez pas modifier les transactions dans un fichier archive Quicken, mais uniquement dans votre fichier de données d'origine. Vous pouvez vous assurer qu'aucune modification n'est apportée par erreur en définissant un mot de passe de transaction, ce qui permettra d'afficher les données, mais aucune modification ne peut être apportée sans saisir le mot de passe. Vous pouvez également définir un mot de passe pour que personne d'autre ne puisse voir le fichier ou y apporter des modifications..




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